전산회계파일 관리방법

Zhang Xiujuan

(허난성 비철금속 지질학 및 광물자원국)

1. 컴퓨터 회계 파일 관리 개요

전산회계파일은 컴퓨터에 저장된 회계자료와 컴퓨터에 의해 인쇄된 서면 및 기타 형태의 회계자료를 말한다. 회계자료란 회계소프트웨어 시스템의 개발 및 운영 과정에서 작성된 회계 증서, 회계 장부, 회계 명세서 및 기타 자료와 각종 문서 및 기타 회계 자료를 가리킨다.

2. 전산회계문서 관리 내용

전산회계문서 관리는 회계문서 관리에 대한 리더십을 강화하고 관리체계를 확립하는 매우 중요한 기초업무이다. 회계파일의 작성, 보관, 보관, 접근, 파기 등을 위한 시스템을 갖추고 관리를 담당하는 전담인력을 보유하고 있습니다. 1996년 6월 30일 재무부가 공포한 "전산 회계 업무 표준"은 다음과 같이 규정합니다:

(1) 전산 회계 파일 관리는 중요한 기본 회계 업무이며 관련 규정을 엄격히 준수해야 합니다. 회계파일은 규정된 요구에 따라 관리되어야 하며 전담자가 관리를 담당해야 합니다.

(2) 전산 회계 파일은 내자성, 방화, 방습, 방진 처리되어야 합니다. 중요한 회계 파일은 두 군데에 나누어 보관해야 합니다.

(3) 자기 매체는 회계 파일을 저장하는 데 사용되며, 자기 매체의 손상으로 인해 회계 파일이 손실되는 것을 방지하기 위해 정기적으로 확인하고 정기적으로 복사해야 합니다.

(4) 일반 회계 소프트웨어, 고정 소수점 개발 회계 소프트웨어, 일반 및 고정 소수점 개발 회계 소프트웨어의 조합, 회계 소프트웨어 프로그램에 대한 전체 문서 세트는 회계로 보관되는 것으로 간주됩니다. 파일이며, 소프트웨어의 사용이 중단되거나 중요한 변경이 발생한 후 5년이 지나면 저장 기간이 종료됩니다.

3. 현재 전산회계서류 관리에 존재하는 문제점

(1) 전산회계서류 자체의 성격으로 인한 문제점. 컴퓨터화된 회계 파일은 특정 시스템에서 볼 필요가 있습니다. 따라서 현재 많은 장치에서는 회계 소프트웨어의 레이아웃과 소프트웨어 시스템을 잘 보존하지 못합니다. 결과적으로 컴퓨터화된 소프트웨어를 업그레이드한 후에는 다른 버전의 회계 데이터를 저장할 수 없습니다. "회계파일 관리 대책" 제12조에서는 회계업무를 위해 컴퓨터를 사용하는 단위는 종이로 된 회계파일을 저장, 인쇄하여야 하며, 보존기간을 규정하고 있음을 규정하고 있습니다. 레이저 프린터나 잉크젯 프린터를 사용하는 경우 여전히 오래된 도트 매트릭스 프린터를 사용하고 있어 인쇄된 종이 회계 파일이 규정된 보존 기간을 충족하지 못합니다. 국가 기록 보관소에서 규정한 창고 관리 시스템 표준에 따른 특별한 컴퓨터 시스템이 없습니다. 회계파일 보호 시스템 : 회계파일 데이터 백업을 위해 고품질의 디스크 미디어를 선택하지 않았고, 예비 디스크와 저장 디스크를 별도로 보관하지 않아 전자 데이터가 손상되거나 손실되었습니다.

회계 전산 업무는 종이 없는 업무로, 생성된 데이터가 컴퓨터의 하드 드라이브에 저장되는 경우가 실제 업무에서는 다음과 같은 부적절한 상황이 자주 발생합니다. 첫째, 일회성 백업을 개발하지 않은 운영자가 있습니다. 기계가 고장나면 회계 데이터의 일부가 손실됩니다. 둘째, 많은 운영자가 백업 데이터 디스크를 정기적으로 확인하지 않고 문제가 발생하면 이를 해결하지 못합니다. 세 번째는 플로피디스크 백업을 습관적으로 사용하는 것이다. 플로피 디스크는 용량이 작고 고장이 나기 쉽다는 단점이 있기 때문에 데이터 복구에 문제가 발생하기 쉽습니다.

(2) 회계파일 관리 시스템이 불완전하다. 정확성, 신뢰성 및 보안은 회계 파일의 생명선이며 회계 업무의 가장 기본적인 요구 사항입니다. 회계파일은 주로 금융 수입과 지출의 가치를 기록, 기술하고 경제활동의 질적 변화를 반영하므로 매우 정확한 정보가 요구됩니다. 그러나 전산회계의 경우 회계자료가 디스크나 광디스크 등의 자기매체에 기록되기 때문에 기술적으로 흔적을 남기지 않고 전자자료를 불법적으로 변조하는 것이 가능하다. 변조된 경우 경제사업의 '원래의 모습'을 식별하기 어렵고 회계정보의 진위 여부를 보장하기 어렵습니다. 권한을 부여받은 직원은 이기적이고 부적절한 목적으로 컴퓨터와 네트워크를 통해 모든 데이터 파일을 열람할 수 있으며 일부 중요한 회계 데이터를 복사, 위조 및 파기할 수 있습니다. 이로 인해 회계 정보의 무결성과 보안에도 문제가 발생합니다. 자성체는 분실, 오염, 변조, 복사, 파손 등의 위험이 있으므로 습기방지, 도난방지, 먼지방지, 화재예방, 변조방지, 훼손방지 등의 측면에서 보안작업이 이루어지고 있음을 알 수 있다. - 만료, 바이러스 백신 감염, 기밀유출 방지 등은 회계파일 관리의 컴퓨터 중요한 콘텐츠가 되었습니다.

(3) 필요한 컴퓨터 유지 관리 및 네트워크 보안 인재가 부족합니다. 우리 모두 알고 있듯이 전산화된 파일 관리에는 소프트웨어, 시스템 보안 및 유지 관리와 같은 일련의 전문적인 문제가 포함됩니다. 그러나 현재 대부분의 부서에서는 이전 회계사에게 특정 교육만 제공하고 특정 수준에서 운영 체제를 운영합니다. 즉, 회계사는 운영만 배웠을 뿐 관리와 유지는 매우 낯설고 그에 따른 결과와 손실도 만만치 않습니다. 일반회계사는 업무 경험이 풍부하지만 컴퓨터 전문 지식이 부족하고 컴퓨터를 사용하여 회계 업무를 처리하기가 어렵습니다. 마이크로컴퓨터를 이용해 업무를 처리하는 과정에서 금융소프트웨어를 시동하고 사용하는 것 외에는 마이크로컴퓨터의 소프트웨어와 하드웨어에 대한 지식이 거의 없는 경우가 많다. 일단 마이크로컴퓨터가 고장나거나 인터페이스가 일반적인 인터페이스와 다르면 무력할 수도 있다. 제조업체의 경우 회계 소프트웨어를 설치할 때 체계적인 교육을 받았지만 컴퓨터에 노출된 적이 없는 일부 회계사들은 여전히 ​​시작이 느리고 컴퓨터를 사용할 때 실수를 저지르는 경우가 많습니다. 작업 결과가 낭비되어 시스템 데이터가 손실되고 시스템이 심각하게 충돌하게 됩니다.

4. 전산회계서류 관리의 문제점 원인

(1) 전산회계 자체에 대한 이해의 일탈. 우리나라의 컴퓨터화 사업은 뒤늦게 시작되었고, 사람들의 사고관념은 컴퓨터화의 의의와 중요성을 충분히 인식하지 못하고 있습니다. 대부분의 부서에서는 수동 회계를 대체하기 위해 전산화를 사용하고 있으며 회계사의 부담을 줄이고 회계 효율성을 향상시키는 데에만 중점을 두어 기업에 완전한 회계 정보 시스템을 구축하는 것의 중요성을 인식하지 못하므로 기존 회계사가 제공할 수 없는 정보가 있습니다. 시기적절하고 효과적인 방식으로 기업의 의사결정과 경영을 지원합니다. 동시에, 내부 인트라넷 구축과 자체 웹사이트 등록은 말할 것도 없고, 기업의 운영 효율성을 향상시키기 위한 정보 기술의 장점을 활용하는 것은 불가능합니다.

(2) 관련 부서의 관심을 끌지 못했습니다. 기록관리부서와 기록생성부 모두 기록업무에 대한 충분한 관심을 기울이지 않고 있으며, 그에 따른 업무지침도 부족하여 기록보존부서가 어떻게든 기록물 자체에 방치되고 있는 상황이다. 전자 문서 개발, 데이터 보관을 심각하게 방해하는 양도.

(3) 명확한 규칙과 규정이 부족합니다. 전자문서에 대한 완전한 시스템 규정이 없어 전산회계파일의 제출이 난항을 겪고 있는 상황이다. 서류제출 시에는 기존의 수작업 관리 방식을 그대로 따르고 있으며, 원래 수작업으로 기록한 장부와 명세서는 컴퓨터로 인쇄된 장부와 명세서로 변경됩니다. 그 결과, 회계업무만 강조되고, 회계파일 관리는 무시되었으며, 회계담당자의 직무체계에는 표준화된 회계파일 관리가 포함되지 않았으며, 회계파일 관리를 전담하는 인력도 배치되지 않았다.

(4) 전산 회계 소프트웨어는 신속하게 업그레이드할 수 있습니다. 최근 회계 전산 소프트웨어의 빈번한 교체 및 업그레이드로 인해 원래의 관련 회계 소프트웨어 및 문서도 적절하게 처리되지 않으면 이 부분의 회계 정보가 효과적으로 유지되지 않고 적절한 역할을 수행할 수 없게 됩니다. 또한 내부통제시스템의 요구사항에도 부합하지 않습니다.

5. 회계문서 전산화 개선

1. 회계문서 전산화 개선

회계문서 관리는 중요한 기본이다 회계 업무. 컴퓨터가 수동 회계를 대체한 후 회계 파일에 새로운 콘텐츠가 추가되었습니다. 따라서 전산파일관리시스템에는 전산회계파일의 접수, 보관, 대출, 백업 등을 위한 해당 관리시스템이 존재한다. 전산화 실시 이후에는 전산회계서류 관리를 강화해야 한다. 기본 방법은 다음과 같습니다:

(1) 컴퓨터화된 회계 파일을 위한 파일링 시스템을 구축합니다. 먼저 보관 범위를 결정해야 합니다. 전산 회계 파일의 내용에는 주로 단위의 다양한 회계 증서, 회계 장부, 회계 명세서, 재무 계획, 단위 예산 및 중요한 경제 계약, 개발 및 설계 지침, 소스 프로그램 파일, 사용자 운영 절차 및 매뉴얼, 전산 회계가 포함됩니다. 과목 및 계정 코드 테이블, 회계 보고서 형식, 보고서 검색 공식, 자동 이체 공식 및 기타 계산 공식, 검사 공식 등, 회계 데이터, 프로그램 파일 및 자기 매체에 저장된 기타 회계 정보.

회계 전산 시스템에서 개발 및 사용되는 전체 문서 및 소프트웨어 프로그램은 회계 파일로 취급되어야 하며, 회계 데이터가 서면 형식으로 인쇄되어 출력되기 전에 회계 증서, 총계정원장, 현금 등의 사본을 적절하게 보관하고 보관해야 합니다. 일지와 은행 예금 일지를 인쇄해야 하며 관련 세무, 감사 및 기타 관리 부서의 요구에 따라 관련 장부와 명세서를 적시에 인쇄해야 합니다.

(2) 전산 회계 파일을 위한 저장 시스템을 구축합니다. 수작업 방식에 따라 전산화 방식으로 생성된 증명서, 계좌, 표 등 회계파일을 규정에 따라 파일링하고 보관해야 한다. 회계 관련 기능 부서는 긴밀히 협력하여 법적 회계 파일의 내용을 확인하고 국가 기록 보관소의 표준에 따라 전자 파일을 구축하는 기준에 따라 압력 방지, 방진, 차광 및 부식 방지 작업을 수행해야 합니다. 분류 및 특정 순서에 따라 데이터 디스크, CD-ROM 등을 위한 컴퓨터화된 회계 파일 보관 시스템입니다. 정상적인 상황에서 기업은 1~2년마다 회계 파일을 대대적으로 정리해야 합니다. 종이 파일이 손상된 것으로 확인되면 이를 복구해야 하며, 디스크 및 기타 손상을 방지하기 위해 자기 미디어 파일을 1년에 한 번씩 복사해야 합니다. 회계 데이터 손실을 일으키는 미디어. 매 연말 결산 후 회계 정보는 일회용 CD에 기록됩니다. 이런 방식으로 CD는 긴 유효 보관 기간(15년 이상)을 가질 뿐만 아니라 한 번 구운 후에는 더 이상 다시 쓸 수 없으므로 일반 회계 장부의 요구 사항을 완전히 충족할 수 있습니다. 바이러스에 의해 데이터가 불법적으로 수정되거나 파괴되는 것을 방지합니다.

(3) 엄격한 대출 절차 시스템을 구축합니다. 엄격한 전산회계파일 대출절차 시스템과 이용권한제도를 확립할 필요가 있으며, 전자회계파일 정보는 해당 부서 담당자의 동의 없이 다른 부서나 개인에게 복사되는 것을 엄격히 금지합니다. 재무(보관)실 밖으로 반출할 수 있습니다. 업무상 회계 파일에 접근해야 하는 경우, 정해진 순서에 따라 적시에 원래 위치로 반환해야 합니다. 관련 대출 절차를 진행하세요. 회사 내의 각 단위가 비즈니스 목적으로 회계 파일에 액세스해야 하는 경우 파일 관리 담당자가 이를 보려면 먼저 해당 단위의 리더와 재무 관리자의 승인을 받아야 합니다. 부서 외부 직원이 공식적인 목적으로 회계 파일에 접근해야 하는 경우 부서의 소개서를 보유해야 합니다. 재무 관리자의 동의가 있는 경우에만 파일 관리 직원이 검토를 위해 이를 받을 수 있으며 파일 관리는 심사위원의 업무단위, 심사일자, 회계사의 계좌번호, 접근사유 등을 자세하게 등록해 드립니다. 자기매체에 저장된 회계자료를 대여 및 반납시에는 바이러스 감염을 예방하기 위해 꼼꼼히 확인하시기 바랍니다.

2. 회계부서 인력의 자질을 개선하고 인력구조를 개선한다

회계전산으로 인해 전통적인 회계의 기능을 구현하는 것뿐만 아니라 다른 높은 수준의 회계처리도 필요하다. -컴퓨터를 활용한 계산속도, 분석능력 등을 고려하여 전문인력을 늘리고, 전자파일 관리를 강화하며, 동시에 보다 효과적인 회계정보 제공을 위한 견고한 기반 마련, 전산소프트웨어 유지관리 및 시스템 보안 요구사항 더 높기 때문에 회계 부서도 필요합니다. 이에 따라 일상적인 작업을 유지하고 보다 합리적이고 효율적인 소프트웨어를 개발하기 위해 일정 수의 고급 컴퓨터 인재가 추가될 것입니다.

회계 시스템은 사람이 운영합니다. 시스템이 안전한지 여부는 시스템 자체뿐만 아니라 운영자의 품질에 따라 결정됩니다. 효과적인 비즈니스 교육을 받지 않고 올바른 직업 윤리가 없는 직원은 비용을 지불해야 합니다. 그 자체로 시스템의 보안에 위협이 됩니다. 회계인력의 컴퓨터전문자질을 제고하기 위하여서는 인재양성을 적극 강화하여야 합니다. 기업은 국제 표준을 기반으로 하고, 고급 기술 인재 그룹을 훈련하거나 고용해야 하며, 기업 전산화를 '회계 기반'에서 '관리 기반' 및 '지능 기반'으로 전환하는 것을 촉진해야 합니다. 모든 기층 단위에서는 회계인원들이 회계전산지식을 학습하고 향상시키며 종합인재를 양성하며 단위에서 효율적인 회계정보체계를 하루빨리 확립할 수 있는 여건을 조성하도록 적극 지원하고 조직하여야 합니다.

동시에 일률적인 것이 아닌 실질적인 결과에 초점을 맞춘 현실적인 회계전산인력 양성계획을 강화하고 수립할 필요가 있다. 회계 담당자, 시스템 유지 관리 담당자, 시스템 관리 담당자는 다양한 내용과 요구 사항에 따라 교육을 받아야 합니다. 시스템 유지관리 인력은 사회에서 컴퓨터 전문가를 고용해야 합니다. 결국, 컴퓨터 시스템 유지관리는 간단한 회계 교육만으로도 좋은 결과를 얻을 수 있는 직업입니다.

3. 이론적 연구에 관심을 기울이고 이념적 관심도를 높이십시오.

컴퓨터 회계 파일 관리의 기본 이론적 문제에 대한 철저한 연구를 거쳐 회계 소프트웨어의 개발이 명확해질 것입니다. 방향과 목표, 실제 업무 요구 사항에 더 부합하고 회계 업무를 더 잘 수행하며 회계 전산화의 효율성 원칙을 실현합니다.

전산회계를 실시하는 기업, 단위의 관련 지도자들은 전산회계기록의 과학적인 관리의 중요성을 잘 인식하고 관련 시스템의 구축을 감독해야 한다.

동시에 회계 규정의 이행을 강화하고, 단위 책임자를 제1책임자로서의 인식을 강화하며, 법적 규율의 개념을 강화하여 법률이 반드시 준수해야 할 사항이 되도록 하겠습니다. 따라야 하며, 법 집행은 엄격해야 하며 위반은 처벌되어야 하므로 회계 법률 및 규정 위반이 용납되지 않습니다.

VI. 결론

회계 파일의 일부로서 컴퓨터화된 회계 파일은 협력하며 전통적인 회계 파일과 밀접하게 관련되어 있습니다. 전통적인 형태의 회계문서가 전산회계문서의 기본이라면 전산회계문서는 전산화의 고유한 성격을 띠며, 이는 향후 회계표준화와 현대화의 발전방향을 제시하는 것이므로 전산회계문서의 강력한 활용이 필요하다. 기능을 갖추기 위해서는 전산회계서류관리의 기초회계업무를 잘 수행해야 합니다.

참고자료

Zhang Qian. 2001. 회계 파일 및 관리 요구 사항에 대한 전산화된 환경의 영향.

Li Xinhui 2002. 전산화된 회계 파일 주목하세요.

궈리핑 2002. 전산회계파일시스템 구축.