전화 응답에 대한 팁과 금기는 무엇인가요?

통화 중인 사람이 보이지 않더라도 바로 앞에 있는 것처럼 대해주세요. 이제 나는 그것을 당신과 공유합니다. 그것이 당신에게 도움이되기를 바랍니다.

전화 응대 금기 1. 목소리에 미소를 담아라

통화 중인 사람이 보이지 않더라도 상대방을 있는 것처럼 대해야 한다. 바로 당신 앞에서 . 그들은 항상 당신의 목소리, 톤, 분위기에 주의를 기울이고 있으므로 당신은 통화에 모든 주의를 기울여야 합니다. 태도는 정중해야 하며 목소리는 적당하고 명확하며 부드러워야 합니다. 전화상으로 소리를 지르거나 높은 목소리를 내지 마십시오. 웃긴 건 전화상으로 좋은 말을 하고 싶으면 웃어보려 하지만 그 사람은 당신의 목소리를 당신이 웃는 것처럼 듣는다는 것이다. 이 실험은 매우 효과적입니다. 사람들은 당신의 목소리를 통해 당신이 행복한지 괴로워하는지 알 수 있습니다.

전화 응대 금기 사항 2. 사무실 전화 에티켓

1 전화 응대

다국적 기업의 사무실에서는 전화가 걸려올 때 반드시 전화기에 전화를 걸어야 한다. 두 번째 벨 벨이 울리면 메시지에 즉시 응답합니다. 회사는 전화를 받을 때 매우 정중하게 인사한 후 먼저 회사나 부서의 이름을 적극적으로 언급해야 합니다. 예: "안녕하세요, Yue Sai Company. 도와드릴까요?" 비서인 경우 "안녕하세요! Mr. 사무실입니다. 전화를 받고 바로 "안녕하세요! 누구세요?"라고 말해야 합니다. 찾고 계시나요?"

한 순간도 시간을 낼 수 없고 전화벨이 4번 이상 울린다면, 전화를 받은 뒤 먼저 상대방에게 "죄송합니다. "오래 기다리게 했어요."

전화를 건 사람이 누구에게 전화했는지 설명할 때 상황은 세 가지뿐입니다. 하나는 그가 전화를 받는 것입니다. 그 사람은 거기 있지만 전화를 받는 사람이 아닙니다. 셋째, 그 사람은 사무실에 없습니다.

첫 번째 경우에는 "나야, 너는 누구야?"라고 말하세요.

두 번째 경우에는 발신자가 "그 사람이 옆에 있으니 잠시만 기다려주세요"라고 말합니다.

세 번째 상황에서는 전화를 받은 사람이 "죄송해요. 그냥 나갔거든요. 꼭 문자만 남겨야 하나요?"라고 말했다. 누군가가 메시지를 남겨야 할 경우 이름, 소속, 콜백 번호 및 메시지를 명확하게 기재해야 하지만 시간을 절약하기 위해 간결하고 간결해야 합니다.

중국에 있는 친구를 찾기 위해 미국에서 장거리 전화를 해야 하는 경우가 많은데, 그 동료나 가족들이 무례하기 때문에 메시지를 남기지 못해서 시간과 돈이 많이 낭비됩니다. 그 사람에게 다시 전화해야 해요. 동료에게 메시지를 남기는 것은 쉽고 어렵지 않으며, 이 작은 노력이 두 사람에게 동시에 도움이 된다면, 편할 때 전화하는 것이 가장 좋습니다. 당신에게 편리할 때만이 아니라 다른 사람들을 위해서도요. 대화는 다음과 같이 시작될 수 있습니다.

"지금 대화하기에 좋은 시간인가요?" _____ 또한 상대방이 전화로 통화하는 것이 편안한지 고려해야 합니다. 연장된 기간.

전화 통화를 끝내려면 일반적으로 상대방이 먼저 통화를 시작한 다음 서로 정중하게 "안녕"이라고 말한 다음 전화를 끊어서는 안 됩니다. 통화가 끝난 후 전화하세요.

어떤 이유로든 통화가 중단되면 먼저 전화한 사람이 다시 전화해야 합니다.

사무실에서 통화 중 갑자기 긴급전화가 오면 “잠깐만 나가볼까?”라고 물으면 그 사람도 전화를 받을 때도 똑같이 말해야 한다. . : "죄송합니다. 전화를 받아야 합니다."

통화 중에는 배경이 너무 시끄럽지 않도록 주의하세요. TV나 라디오의 시끄러운 소리가 너무 큰 경우, 가능한 한 소리를 낮추어 보십시오.

도움을 요청하기 위해 장거리 전화를 걸었는데 상대방이 없을 때는 적절한 시간을 선택하여 전화를 걸어달라고 요청하지 않는 것이 가장 좋습니다. 상대방이 비싼 전화요금을 걱정할 수도 있기 때문입니다.

전화로 전화를 잘못 걸었을 경우에는 "죄송합니다. 전화를 잘못 걸었습니다"라고 말해야 합니다. 전화를 걸고 다시 전화해 달라고 요청하세요. 상대방을 당황하게 하지 마세요.

2 비서가 갖춰야 할 전화예절

새 비서를 고용한다면 비서에게 전화예절을 잘 가르쳐주고, 점차 비서에게 필요한 모든 것을 심어주어야 한다.

첫 번째는 그녀가 당신의 전화 통화에 너무 관여하지 않도록 하여 당신이 발신자와 직접적인 접촉을 거의 하지 않게 하는 것입니다. 이를 위해 그녀의 상사로서 당신은 최소한 그녀에게 다음 목록을 제공해야 합니다:

가장 가까운 친척 _____ 가족, 친구, 의사, 교사...당신에게 즉시 연락할 수 있는 사람들. 이러한 유형의 전화에서 비서는 "내 상사가 당신과 즉시 통화하고 싶어할 것이라는 것을 알고 있습니다."라고 말할 것입니다.

귀하의 중요한 고객은 시간이 있으면 그들과 통화하십시오. 지금 시간이 없다면 비서는 다음과 같이 말해야 합니다. "상사가 당신의 전화에 응답하고 싶어 한다는 것을 압니다. 그는 현재 다른 장거리 전화를 받고 있습니다. 그가 처리를 마치면 다시 전화해 달라고 요청할 것입니다."

전화 받기 싫은 사람 ____이 이런 전화를 받고 비서가 “죄송하지만 사장님은 아직 회의 중이라 시간이 없으세요”라고 말합니다. 그러니 할 말을 적어서 사무실로 보내라는 제안밖에 할 수 없습니다."

그리고 비서에게 1시간 이상 사람을 기다리지 말라고 전하세요. 15초, 더 오래 가야 한다면 발신자에게 몇 분 안에 다시 전화하라고 하세요.

또한 비서에게 다른 사람에게 전화를 연결하는 방법을 가르쳐주세요. 즉, 그녀에게 회사와 책임이 누구인지 자세히 알려 귀하가 자리를 비울 때 해당 문제를 해결할 수 있는 다른 사람에게 전화를 연결하는 방법을 알 수 있도록 하십시오.

3 좋은 전화 메시지를 남겨주세요

누군가가 전화를 걸면 예의바른 행동은 당일에 다시 전화하는 것입니다. 하지만 전화를 받지 못한 경우에는 이틀 이내에 다시 전화하는 것이 가장 좋습니다. 다시 전화할 수 없는 경우에는 이틀 이내에 다른 사람에게 다시 전화해 달라고 요청해야 합니다.

사무실에서는 출근할 때와 퇴근할 때, 그리고 그 사이에 퇴근하거나 나가는 시간이 사람마다 다릅니다. 동료에게 전화 메시지를 보내고 상대방의 이름과 전화번호를 적습니다. 이 점에 있어서 우리는 서로 도와야 합니다. 집에서도 마찬가지입니다. 생활에서든 직장에서든 우리는 다른 사람에 대해 더 많이 생각해야 합니다.

이제 많은 사람들이 휴대폰에 녹음 장치를 설치합니다. 외출 시 기기를 켜면 수신되는 전화 메시지를 녹음할 수 있습니다. 자신의 목소리를 녹음할 때는 말투에 주의하면서 "죄송합니다. ××는 지금 집에 없습니다. 메시지를 남겨주세요."라고 말하세요.

메시지를 들으면, 정보를 유지하고 싶다고 직접 말해야 합니다. 메시지를 남길 때 가장 중요한 것은 이름을 명확하게 말하고, 회신 번호와 메시지를 간결하게 천천히 말하는 것이 가장 좋습니다.

4 시차에 주의하세요

미국 집에서는 가끔 새벽 5시에 장거리 전화를 받는 경우가 있는데 정말 무례합니다. 국제 장거리 전화를 걸 때는 시차에 특히 주의하세요.

한밤중에 꼭 전화를 걸어야 하는 경우, 지역 전화 회사에 통화 대기 장치가 있는지 확인하여 누군가 전화가 걸려왔을 때 다른 사람에게 알릴 수 있습니다.

통화 시간 및 전화 통화 시간 선택을 포함한 시간 선택. 긴급한 사항이나 사전 합의된 경우를 제외하고는 다른 사람의 휴식에 영향을 미치지 않도록 오전 7시 이전, 저녁 10시 30분 이후에는 일반적으로 전화를 하지 않습니다. 동시에 다양한 국가와 지역의 시차에도 주의를 기울여야 합니다. 예를 들어, 미국에서는 동부 해안과 서부 해안 사이에 3시간의 시차가 있습니다. 하와이와 동부 해안은 8시간의 시차가 있습니다.

5 “전화로 통화”하지 마세요

긴급 상황에 상대방이 항상 최전선에 있다면 분명히 불안할 것입니다. 하지만 전화를 걸 때, 요점에 집중하지 않고 끝없이 수다를 떨거나, 끝없이 이야기하는 것을 피하고, 간결하고 요점만 이야기하여 시간을 절약하세요.

전화 통화 시간은 대화 내용에 따라 결정됩니다. 내용이 많을수록 길어지고, 내용이 적을수록 짧아집니다.

약속한 통화가 아니고 통화 시간이 5분 이상이라면 먼저 통화 내용을 설명하고 지금 통화하는 것이 적절한지 상대방에게 물어보세요. 다른 시간에 약속을 잡으려고.

때때로 전화하는 사람이 너무 장황해서 그 사람과 지루한 대화를 나누는 데 시간을 보내고 싶지 않을 때가 있습니다. "나는 당신의 이야기를 너무 많이 하고 싶지 않습니다."라고 정중하게 말할 수 있습니다. 나중에 얘기하자.”

전화 응대 금기 3. 집에서의 전화 에티켓

항상 펜과 작은 것을 갖고 다닌다. 중요한 사항을 기록하기 위해 집에 있는 전화기 옆에 노트북을 두세요. 이는 사전에 준비되어야 합니다. 이런 것들은 사무실 어디에서나 찾을 수 있고 때로는 집에서 찾아야 하기 때문에 사람들이 오랫동안 기다리게 만듭니다.

또한 집 전화가 울리면 즉시 응답해야 합니다.

통화 중에는 주변 소음에 주의하세요. 상대방의 마이크를 통해 TV와 스테레오 소리가 크게 들리고, 입에서 음식을 씹는 소리가 폭풍처럼 들리고, 껌을 씹으며 딱딱거리는 소리를 내면 기관총이 발사되는 것처럼 들립니다.

다른 일을 하면서 통화를 하거나, 옆 사람과 이야기를 나누며 웃는 경우도 있으니, 식사와 대화를 동시에 하고 싶다면 꼭! 먼저 사과하고 "괜찮으세요? 미안해요, 밥 먹고 있어요"라고 말하세요.