문서를 회람할 때 비서는 어떤 원칙을 따라야 합니까?

(1) 질서의 원칙. 공문서를 회람할 때 순서는 매우 중요합니다. 실제 업무에서 비서직원은 공문서 회람의 일반적인 절차를 따라야 하지만, 기계적으로 복사해서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 충돌이 발생할 수 있습니다. 지도자들 간에도 영향을 미칠 뿐만 아니라 공식 문서의 효율성과 품질에도 영향을 미칩니다. 모든 공식 문서의 경우 일반적으로 비서 직원이 먼저 읽고 확인하기 위해 사무실 책임자에게 보낸 다음 읽고 알아야 할 다른 사람들에게 보냅니다. 공문서를 회람하는 동안 비서직원은 일반절차와 특별절차에 따라 문서를 회람시켜야 한다.

공문서 회람의 일반적인 절차는 주요 리더에게 먼저 회람시킨 후, 그 다음 상사에게 회람하고, 그 다음 다른 리더 및 관련 부서에 회람하는 것이며, 문서를 처리할 때에는 반드시 상관에게 회람해야 한다. , 이는 주요 리더와 감독자에게 유익합니다. 리더는 서로 정보와 의견을 교환하고, 집행자는 담당 리더의 지시를 이행하는 데 도움이 됩니다.

공문서 특별절차는 긴급 공문서, 특별 전달 공문서, 특정 지도자가 직접 검토하고 승인해야 하는 공문서 등을 먼저 처리하고 처리하는 방식에 따라 처리한다. 그런 다음 순환하고 긴급 읽기를 먼저 한 다음 순환을 건너뜁니다. 이때 비서직원이 "서류처리시트"에 이를 기재하여야 합니다.

(2) 적시성의 원칙. 공문서 유통은 시간에 매우 민감하며 속도와 적시성은 공문서 유통의 기본 요구 사항입니다. 공식 문서가 적시에 배포되도록 하려면 어떻게 해야 합니까? 첫째, 픽업 및 배송이 적시에 이루어집니다. 문서를 접수한 후 즉시 집계, 등록, 배포하여 공문서의 원활한 유통을 보장합니다. 두 번째는 순환순서를 적절하게 조정하는 것이다. 일부 문서는 광범위하게 배포되므로 많은 리더와 부서에서 이를 읽어야 합니다. 항상 정해진 순서로 배포되면 리더가 회의나 업무에 나가면 배포 시간과 진행 상황에 영향을 미치게 됩니다. 따라서 기회를 놓치지 않고 유통순서를 적절하게 조정함으로써 공문서 유통의 진행을 가속화할 수 있다. 셋째, 호스트 부서는 논문 읽기를 우선시합니다. 일부 문서는 하나 또는 여러 부서에서 처리해야 하며 엄격한 적시성 요구 사항이 있습니다. 부서의 독서 사무실로 보내기 전에 모든 리더가 승인할 때까지 기다리면 필연적으로 부서의 처리가 지연됩니다. 주요 리더가 읽은 후 검토 및 승인을 위해 호스트 부서로 보낼 수 있으며, 그런 다음 다른 리더에게 보내 배포할 수 있습니다. 네 번째는 카테고리별로 폴더를 설정해 다른 독자들에게 보내는 것이다. 상급기관의 지시문서, 처리가 필요한 문서, 긴급하게 필요한 문서, 일반 참고문서 등은 우선순위에 상관없이 모두 동일한 열람폴더에 넣지 말고 별도로 취급하여 추적, 유통시켜야 합니다. 긴급하고 매우 긴급한 항목을 통해 공식 문서 배포의 적시성을 보장합니다. 다섯 번째는 리더십 독서의 규칙을 익히는 것입니다. 리더십의 업무 계획 및 활동 패턴에 따라 문서를 보낼 기회를 포착하고 리더의 읽기 속도에 따라 리더가 읽을 때마다 문서의 수를 적절하게 파악하여 공식 문서가 지연되거나 축적되는 것을 방지할 수 있습니다. .

(3) 안전 원칙. 보안은 공식 문서 유통에 대한 본질적인 정치적 요구 사항입니다. 공문서 유통의 안전을 어떻게 보장할 수 있나요? 첫째, 문서 접수 및 등록 시스템을 구축하는 것이다. 비서 부서도 문서 회람 및 인계 기록을 사용해야 합니다. 등록부에는 파일번호, 송신부서, 수신자, 수신시간, 반납시간, 비고 및 기타 항목이 포함됩니다. 이러한 방식으로 우리는 상황을 인식하고 문서가 분실되면 문제가 어느 링크에 있는지 알 수 있으므로 책임을 찾고 결정하는 데 편리합니다. 두 번째는 문서의 교차 배포를 방지하는 것입니다. 공문서의 유통은 비서부를 중심으로 이루어져야 하며, 문서가 통제 불능 상태에 빠지거나 분실되는 것을 방지하기 위해 비서 직원을 떠나서 수신자 사이에 유통되어서는 안 됩니다. 셋째, 지정된 사람은 공문서의 유통을 끝까지 책임져야 하며, 다른 사람이 그를 대신하여 직무를 수행할 수 없다. 처리 프로세스는 단일 라인 운영 및 수직 이직을 구현하며, 한 기관의 비서 직원이 전적인 책임을 지고 처리하여 여러 사람에 의한 불명확한 책임과 상호 책임 전가를 방지합니다. 넷째, 열람 범위와 지도부가 정한 범위에 따라 배포를 엄격하게 구성해야 하며, 임의로 확대하거나 축소할 수 없으며 한 명 이상에게 배포할 수도, 한 명 더 적게 배포할 수도 없습니다. 다섯 번째는 리더들이 문서를 읽기 위해 사무실 밖으로 데리고 나가지 않도록 표지에 '기밀' 표시가 있는 기밀 폴더를 설정하는 것입니다. 기밀 문서는 읽은 즉시 반환되며, 완료되지 않은 문서는 임시로 보관됩니다. 공식 문서 유통의 안전과 기밀성을 보장하기 위해 철회되었습니다.