회의 서비스 절차에 대한 참고사항

회의 업무는 복잡하고 링크가 많아 주의하지 않으면 누락이나 실수가 발생할 수 있습니다. 직장에서 회의 작업 흐름을 탐색하면 복잡한 회의 작업을 간결하고 명확하며 효율적으로 만들 수 있습니다.

1. 회의 전 준비

회의 전 준비는 회의 업무를 원활하게 진행하기 위한 기본이자 전제로, 회의의 모든 과정과 연결 고리를 세심하게 준비해야 합니다. 발생할 수 있는 이벤트에 대해 미리 계획하고 준비합니다.

(1) 계획 수립

회의 계획은 회의를 조직하기 위한 일반적인 계획으로 주로 회의명, 목적, 시간, 장소, 참석자, 주요 사항 등을 포함합니다. 안건, 회의 업무과제, 책임분담 등 회의 계획은 간결하고 명확하며 구체적이고 실행 가능성이 높아야 하며 승인을 위해 관련 리더에게 제출되어야 합니다. 회의 계획이 결정된 후 후원 부서는 모든 관련 부서를 소집하여 계획 요구 사항에 따라 각자의 책임 이행을 조정하기 위해 회의 작업 조정 회의를 개최해야 합니다.

(2) 업무를 명확히 한다

회의 준비 단계에서는 주로 다음과 같은 업무가 있다.

1. 임시회의 공지입니다. 회의공고의 구성요소에는 주로 회의명, 주요내용, 등록시간 및 장소, 참가단위, 등록요건, 연락처 및 전화번호 등이 포함됩니다. 회의 공지는 정확하고 체계적이어야 하며, 특히 시간과 장소가 명확해야 합니다. 시간은 일반적으로 연도, 월, 일과 "내일", "모레"와 같은 혼동되는 단어를 표시해야 합니다. 내일'은 사용할 수 없습니다. 회의 장소는 특정 층, 집 번호까지 정확해야 합니다. 예: ×× 사무실 건물 6층 세 번째 회의실.

2． 회의 공지를 발행합니다. 회의 알림은 전화, 문자(WeChat) 메시지, 서면 양식 또는 인트라넷 이메일로 보낼 수 있으며 상황에 따라 동시에 하나 또는 여러 개를 선택할 수 있습니다. 통지를 보낼 때 다음 사항에 주의해야 합니다. 첫째, 비밀 회의는 문자 메시지나 WeChat을 통해 공개될 수 없습니다. 두 번째는 책임감을 가지고 회의 공지가 참가자들에게 적시에 전달되도록 하는 것입니다. 서면 통지의 경우 서명 등록 양식을 작성해야 하며 각 통지에 서명하여 발급을 확인해야 합니다. 이메일로 보내주세요. 반품 영수증이 필요합니다. 문자 메시지나 WeChat을 통해 보내면 수신자에게 적시에 응답하도록 요청해야 합니다.

3. 참가자를 준비하십시오. 회의에서 휴가를 요청한 사람들의 목록을 통계적으로 수집하고 요약하며, 필요한 경우 휴가 상태를 확인합니다. 참가자 명단에 차이가 없는지 주의 깊게 확인해야 하며, 휴가를 요청하는 사람의 서면 명단을 인쇄하여 적시에 참가 지도자나 회의 주최자에게 보고해야 합니다.

4. 리더십과 함께 출석을 조정합니다. 회의 요구 사항에 따라 지도자들은 대면 보고, 전화 통화, 문자 메시지, WeChat 및 기타 방법을 통해 회의에 참석하도록 초대됩니다. 리더들에게 회의 시간, 장소, 주요 참석자(부서), 안건 등을 상기시키는 데 중점을 둡니다. 회의 시작 약 1시간 전에 리더들에게 회의 시간을 적절한 방식으로 상기시킵니다.

5． 회의실을 예약하세요. 회의 시간이 결정된 후 즉시 물류, 부동산 및 기타 회의실 관리 서비스 부서에 연락하여 회의실을 예약하고, 부동산 서비스 직원에게 청소, 테이블 및 의자 배치 및 기타 사전 준비에 대한 도움을 요청해야 합니다. 외부기관 인원이 참여하는 경우에는 사전에 안내표지판을 제작하여야 합니다.

6． 회의 지침을 준비하고 인쇄합니다. 성 차원의 비즈니스 업무 회의, 은행 간부 및 직원 회의, 중간 업무 회의와 같은 대규모 회의의 경우 회의 지침은 정확한 단어, 명확한 표현, 사려 깊고 간결하게 정리되고 형식화되어야 합니다. 주요 내용에는 규율 요구 사항 충족, 일정, 작업 및 휴식 시간, 참가자 목록, 그룹 목록, 숙박 또는 교통 수단 준비, 담당 전화 번호, 회의 직원 목록 및 연락처 정보, 주의 사항 등이 포함됩니다.

7． 회의 인증서를 만드세요. 회의의 필요에 따라 대표카드, 출석카드, 출입증, 출근증, 차량 출입증 등 다양한 형태의 서류가 제작됩니다. 인증서의 제작은 회의의 주제 및 내용과 결합되어야 하며, 아름다움, 경제성 및 적용성의 원칙을 준수해야 하며, 식별이 쉽고 관리가 편리하며 보안에 도움이 되어야 합니다.

8． 장소 레이아웃. 주로 연단과 부대시설의 배치를 가리킨다. 전반적인 요구 사항은 표준화되고, 조화롭고, 엄숙하고 관대하며, 회의의 주제 및 내용과 일치하는 것입니다. 첫 번째는 연단을 합리적으로 배열하는 것입니다. 연단은 회의장 전체의 스타일과 분위기를 구현하고 회의장 배치의 중심입니다. 회의의 성격, 무대에 앉는 인원수, 리더의 접근성, 연단의 규모 등을 종합적으로 고려해야 한다. 두 번째는 부대시설의 디버깅이다. 주로 오디오, 조명, 프로젝션 장비입니다. 회의의 필요에 따라 적절한 수의 마이크를 배치하고 적절한 위치에 배치하며, 각 마이크가 정상적으로 사용될 수 있도록 사전에 하나씩 사운드 테스트를 수행합니다. 음악을 꼭 재생하셔야 한다면, 미리 백업해 두시는 것이 좋습니다.

공연장 내 조명등이 손상되었는지 확인하고 손상된 경우 사전에 수리 및 교체해야 하며, 카메라 및 마이크 전원을 미리 준비해야 합니다. 프로젝션 시연이 있는 경우 미리 리허설하고 필요에 따라 조명을 조정하십시오.