출장을 준비하려면 무엇을 해야 한다고 생각하시나요?

출장 준비에는 항공권 예매, 숙박 준비, 상시 휴대물품 준비, 출발 전 업무 준비, 출발 전 점검 등이 있다.

1. 티켓 예매하기

티켓(또는 항공권) 예매를 준비할 때, 계절적, 임시적 시간표가 많기 때문에 최신 열차 시간표를 꼭 확인하세요. 기차 시간표에 주의하세요. 예약하지 못할 수도 있습니다. 사고를 예방하기 위해서는 비행기 출발시간 등 다른 교통수단을 일정에 기록해 실제 상황에 따라 적시에 유연하게 다른 교통수단으로 환승할 수 있도록 해야 한다. 그리고 업무의 원활한 진행을 위해 수표 사용법, 외화 환전 방법 등을 안내해 드립니다.

2. 숙소 마련

리더가 출장을 갈 때 묵을 호텔의 종류는 일반적으로 리더의 개인적인 취미와 습관에 따라 결정됩니다. 출장지로 처음 여행을 떠나는 경우, 그곳에 자회사나 사무실이 있는 경우 숙소를 마련해 달라고 연락해 달라고 하세요. 그렇지 않은 경우 지역 관광 또는 교통 부서에 소개를 요청하십시오. 특별한 사정이 없는 한, 자신의 객실이나 에이전트를 찾으러 가지 마십시오. 그곳에 가자마자 따뜻하게 초대해 함께 묵을 수 있기 때문입니다.

3. 항상 가지고 다녀야 할 물품

리더들이 출장을 갈 때 가지고 다녀야 할 것들이 무엇인지 꼭 생각해 보세요. 출장으로 멀리 여행을 가는데 물건을 가져오는 것을 잊어버리고 다시 찾으러 와야 한다면 낭비가 될 것입니다. 출발하기 전에 리더가 가지고 다니는 물건의 목록을 업무용과 개인용으로 구분하여 작성하고 누락된 것이 무엇인지 보여주어야 합니다. 이런 것들을 준비할 때, 이것저것만 가져갈 수는 없고, 너무 많이 가져가면 곤란합니다. 꼭 필요한 것만 가지고 다닐 수 있고, 가능한 한 적게 가져가도록 노력하세요.

4. 출국 기간 중 업무 준비

비서가 리더의 출장을 준비하는 한편, 리더에게 준비를 부탁하기도 한다. 회사 업무를 위해. 리더들이 출장을 갈 때, 특히 출장 시간이 오래 걸리는 경우에는 여러 부서에서 요청과 보고가 많아질 것입니다. 이때 비서는 리더의 휴식을 마련하기 위해 주의를 기울여야 하며 리더가 피로와 걱정으로 가득한 출장을 떠나지 않도록 해야 한다. 예를 들어, 출발 2~3일 전에 관련 부서에 인사를 하고, 정기 보고 자료를 잠시 접어두고, 리더들이 돌아와 읽을 때까지 기다리세요.

5. 출발 전 점검

리더는 출근 당일, 집에서 직접 출발하든 역까지 버스를 마련해야 한다. 특히, 악천후로 인해 비행기가 지연되는 일이 자주 발생하므로 출발 당일에는 기차나 비행기의 운행을 최종 확인하세요. 따라서 항공편을 이용하시는 경우에는 반드시 당일 항공편 상황을 공항에 문의하시기 바랍니다.