회사의 각종 공문서를 잘 작성하려면 어떻게 해야 하나요?

정부 공문서 작성은 어렵지 않습니다. 공문서의 두 가지 주요 특징은 강력한 형식의 표준화(형식에 실수하지 않도록 주의하세요. 실수는 흠집이 됩니다!), 및 공식언어(official Language)의 사용 주요 요구사항은 단순성, 단순성, 객관성 및 합리성임), 각 학과에는 참고 및 학습을 위한 기존 공식 문서가 많이 있으므로 가장 기본적으로는 비교적 간단합니다. 요구 사항을 충족합니다.

하지만 '글을 잘 쓰는 것'은 실력의 문제다. 공문서 작성 수준을 높이려면 생각이 중요하고 노력이 축적됩니다. 다양한 공식 문서 작성 튜토리얼에서 이론적인 내용을 반복할 필요는 없습니다. 저의 개인적인 실제 경험은 다음과 같습니다.

1. 철저하게 이해하라" 상황들 사이에서 최적의 균형을 찾으세요. 기관의 공문서가 상사의 의사결정 정신을 단호하게 구현해야 한다는 점에는 의심의 여지가 없습니다. 상사의 의사결정 정신과 관련하여 참고할 만한 공식 문서를 많이 찾을 수 있는 경우가 많습니다. 오늘날에는 상사 문서의 전자 초안도 얻을 수 있습니다. 솔직히 복사하는 것은 어렵지 않습니다. 정부 업무 보고서의 텍스트와 개별 단락은 어디에서나 복사될 수 있습니다. 하지만 진부한 말을 자주 한다고 해서 그냥 진부한 말을 할 수는 없을 것입니다. 단위, 부서, 지역의 현실과 결합되는 것이 있을 것입니다. 이는 상위 리더, 하위 부서, 그리고 해당 부서가 하는 일입니다. 대중은 공식 문서에 대해 가장 관심을 갖고 보고 싶어합니다. 소속 부서, 부서, 지역의 상황에 대해 깊고, 철저하고, 훌륭하게 글을 쓸 수 있는지 여부는 문서 작성자의 수준을 가늠하는 실질적인 테스트입니다. 어떤 사람들은 비밀리에 물건을 복사하고 복사하는 데 익숙하며 결과는 "말은 맞지만 말은 쓸모가 없습니다."

2. 공식 문서의 형식에 주의를 기울이되 너무 심각하지는 마세요. 공문서의 형식에 주목해야 하는 이유는 공문서의 형식에는 먼저 명확한 사양이 있기 때문입니다. 형식적인 내용이지만 전문가가 흠을 찾으면 정말 할 말이 없습니다. 형식 오류는 사실입니다. 공식 문서에 심각한 문제가 있습니다! 현재의 두 가지 정당 및 정부 시스템과 수십 개의 공식 문서 형식 분류로는 결코 알아낼 수 없기 때문에 너무 심각하게 받아들일 수는 없습니다. 공식 문서 형식의 경우, 실수가 없는지 확인하기 위해 조직에서 일반적으로 사용하는 형식으로 시작하면 됩니다. 가장 간단한 방법은 원본 문서를 따라가며 그대로 수행하는 것입니다. 일단 익숙해지면 다양한 공식 문서의 형식을 구분할 수는 없지만 정확하게 추측할 수 있는 경우가 많다는 것을 이해하게 될 것입니다. 하하. 해당 언어가 정확하다는 전제 하에, 각 언어의 형식이 틀릴 수는 없으니 꼭 기억해 두시기 바랍니다.

3. 더 많은 관련 문서, 책, 신문을 읽으십시오. 솔직히 말하면, 공식 문서 작성의 진정한 달인은 일반적으로 헤드라인만 읽거나 읽지 않는 일간 신문의 헤드라인을 항상 주의 깊게 읽으십시오. 한 페이지 분량의 콘텐츠와 그들이 모은 신문 스크랩의 두께는 상상을 초월한다. 참고할 수 있는 구체적인 자료는 대략 다음과 같다. 당 신문, 인민일보 등 정기간행물 - 권위 있는 표현과 정책 동향, 시사뉴스를 이해하는 '반달토크' 등 권위 있는 시사 분석 간행물 - 내용을 깊이 있게 이해하는 데 도움이 된다. 정책수립 배경, 이를 바탕으로 현재 뜨겁고 어려운 이슈와 아래 3항에서 언급할 우수문서를 분석한다.

4. 공식 문서 작성에 의존할 계획이라면 소속 부대의 이전 공식 문서, 소속 부대의 상급 기관에서 발행한 최근 문서, 지도자의 최근 연설을 더 많이 빌려야 합니다. 최근 사업 범위에 주목하세요. 어떻게 표현되나요? 고정된 형식이나 표현 방식이 있나요? 아무리 문학적 재능이 뛰어나도 속인의 언어 정리 방법만 사용하면 상사가 당신을 나쁘다고 생각할 것이라는 것을 알아야 합니다.

5. 현재(또는 과거에) 이 일을 하고 있는 사람들에게 더 물어보세요. 사실, 공식 문서 작성은 기술보다는 아이디어에 관한 것입니다. 공문서는 문학적 재능을 과시하기 위한 작품이 아닙니다. 공식 문서 작성은 개인의 언어 구성 능력을 테스트하지만 임의적인 연습은 아닙니다. 일단 작성하고 나면 다른 사람에게 수정을 요청하세요. 문제가 발생하거나 체면을 잃는 것을 두려워하지 마세요. 공식 문서 작성 수준을 높이는 것은 하루아침에 이루어지는 것이 아니며 모든 옛 비서들이 이를 개선했습니다! 또한, 다른 사람이 자료를 교정할 때에는 어떤 문장이나 단어가 바뀌었는지에만 초점을 맞추지 말고 그 사람의 사고방식에 좀 더 주의를 기울여야 합니다.

같은 문장이 그 사람에게는 부드러워 보일 수도 있지만, 다른 사람에게는 어색하게 느껴질 수도 있습니다. 기본적인 언어 구성 능력을 통과했다는 전제하에, 세세한 부분까지 너무 신경 쓰지 말고 왜 사용하는지 생각해 보아야 합니다. 이 아이디어? 그는 왜 이런 내용을 정리했을까? 언어능력의 문제인가요, 사고력의 문제인가요? 올바른 방법은 생각에 더 많은 노력을 기울이는 것입니다.

6. 다른 사람의 칭찬과 비판에 너무 신경 쓰지 마세요. 이는 다른 사람의 의견을 소중히 여기지 않는다는 의미가 아닙니다. 다른 사람이 개선할 점을 지적하면 기뻐해야 한다는 의미입니다. 이 원칙은 이미 언급되었습니다. 하지만 외부 평가에 심리적으로 너무 민감하면 안 된다는 뜻입니다! 당신은 알아야 합니다: 공식 문서의 주요 속성은 실용성입니다. 즉, 당신이 쓰는 원고는 상사, 지도자, 하급자 및 대중으로부터 끊임없이 비판과 비판을 받기 위한 것입니다! 읽기 대상마다 능력 수준, 지식 수준, 언어 구성 습관이 다릅니다. 어떤 리더는 원고가 매우 좋다고 말하고 다른 리더는 보통이라고 말하는 경우가 많습니다. ——그러나 지속적으로 능력과 레벨을 향상시키는 것은 꼭 필요합니다!