직장에서 전화 통화를 처리하기 위한 몇 가지 팁

직장에서 통화 처리를 위한 몇 가지 팁

다른 사람에게 전화할 때는 생각을 조정해야 합니다. 그러다가 전화벨이 울리면 최대한 빨리 에너지를 집중하고, 하던 일을 잠시 내려놓고 전화가 가져온 정보나 업무를 뇌가 명확하게 처리할 수 있도록 해야 한다. 물론, 위의 과정은 빨리 끝나야 합니다. 전화벨이 너무 오랫동안 울리면 상대방이 전화를 끊게 되어 정보나 거래를 얻을 기회를 잃게 됩니다. 다음 사항은 전화를 받을 때 참고하고 배울 수 있는 팁입니다.

1. 언제든지 녹음하세요.

종이와 연필을 가까이에 두세요. 그리고 언제든지 듣는 내용을 기록해 두십시오. 준비가 되어 있지 않아 상대방에게 반복해 달라고 요청해야 한다면, 상대방은 당신이 주의를 기울이지 않고 주의 깊게 듣고 있지 않다는 느낌을 갖게 될 것입니다.

2. 집 주소를 신고하세요

전화를 받자마자 성명을 명확하게 기재해야 합니다. 때로는 고용주의 이름을 기재해야 할 수도 있습니다. 마찬가지로 상대방이 자신의 이름을 말하면 대화 중에 때때로 상대방의 이름을 부를 수 있습니다.

3. 주제로 이동

전화를 받을 때는 전화를 지연시키지 말고 즉시 응답하세요. 좋은 시작 대사는 다음과 같습니다. 상대방이 지체하고 있다고 느낄 때 즉시 다음과 같이 말해야 합니다. 제가 회의에 참석하려고 했는데 5시에 도착해야 했습니다. 분. ?이렇게 하면 불필요하게 사소한 이야기를 하는 것을 방지하고 비즈니스 대화의 진행 속도를 높일 수 있습니다.

4. 다른 사람에게 전화를 연결하지 마세요.

응답한 전화는 스스로 처리하고 최후의 수단으로만 다른 사람에게 연결하세요. 이때 상대방에게 이유를 설명하고 용서를 구해야 합니다. 예를 들어, 브라운 씨가 이 문제를 처리할 것입니다. 결정을 내리기 전에 해당 장소에서 통화를 다른 사람에게 전달할 의향이 있는지 확인해야 합니다. 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다. ?이 문제에 관해 곧 연락할 사람을 보내 드리겠습니다. ?

5. 너무 오랫동안 전화를 끊지 마십시오

전화를 받는 동안 정보를 확인하기 위해 통화를 중단해야 하는 경우 신속하게 조치해야 합니다. 상대방에게 "잠깐만 기다리시겠습니까, 아니면 나중에 전화드릴까요?"라고 정중하게 말할 수도 있습니다.

상대방에게 기다리라고 할 때는 대기 버튼을 누르시면 됩니다. 전화기에 보류 버튼이 없으면 핸드셋을 테이블 위에 살짝 올려 놓습니다. 정보를 확인하는 데 예상보다 시간이 오래 걸리는 경우 가끔씩 전화를 받아 상대방에게 진행 상황을 설명할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다. Mr. John, 검색이 거의 완료되었습니다. 잠시만 기다려 주십시오. ?검색을 마치고 다시 전화를 받으면 다음과 같이 말할 수 있습니다. ?상대방의 관심을 끌기 위해 너무 오래 기다리게 해서 죄송합니다.

전화를 받는 사람의 경우, 상대방이 정보를 확인해야 할 때에는 잠시만 기다려 달라고 정중하게 부탁하는 것도 괜찮다. 통화 중에 누군가 전화가 오면, 통화 중인 사람에게 기다려 달라고 요청할 적절한 단어를 선택할 수 있습니다. 그러다가 다른 전화기를 집어들더니 "잠시만 기다려 주시겠습니까? 전화를 받고 있는 중입니다"라고 말했습니다. ?발신자가 사소한 질문을 할 경우 즉시 거절하고 첫 번째 발신자에게 빠르게 전환하면 상대방도 귀하가 바쁘다는 것을 깨닫고 대화 속도를 높일 수 있습니다. ;